Przedsiębiorcy, którzy prowadzą sprzedaż na rzecz osób nieprowadzących działalności gospodarczej, są zobowiązani stopniowo wycofywać obecnie funkcjonujące kasy rejestrujące z zapisem elektronicznym i papierowym na nowy typ - kasy online. Cały proces podzielono na etapy. Od pierwszego stycznia obowiązek rejestracji kas fiskalnych online będzie dotyczył placówek gastronomicznych, również tych działających sezonowo.

POWODY WPROWADZENIA KAS FISKALNYCH ONLINE

Wprowadzenie nowego obowiązku związane jest z uszczelnianiem systemu podatkowego i walką z luką w VAT. Ponadto państwo chce zwiększyć liczbę płatności bezgotówkowych, wprowadzić nowy standard protokołu komunikacyjnego do centralnego repozytorium kas i możliwie szybko wycofać z eksploatacji przestarzałe urządzenia, których kontrola jest utrudniona. Wprowadzenie zmian w zakresie ewidencji sprzedaży na rzecz osób fizycznych przyczyni się do większej i pełniejszej kontroli fiskusa nad tą kategorią obrotów. Ministerstwo będzie mogło na bieżąco weryfikować, czy i jaka sprzedaż jest ewidencjonowana, będzie posiadało informację o przerwach w ewidencji, także analiza danych z paragonów będzie dużo łatwiejsza - organy nie będą już analizowały papierowych rolek, ale dane elektroniczne. Powinno to przyczynić się do zmniejszenia szarej strefy i przypadków nieewidencjonowania sprzedaży.

- Beneficjentami programu wymiany kas fiskalnych na wersje online są niewątpliwie Ministerstwo Skarbu oraz producenci i sprzedawcy urządzeń - mówi Tomasz Maćkowski z firmy Horeca Integrator. - Dla rządu to doskonałe narzędzie do walki z luką VAT, a producenci i sprzedawcy notują wysokie wyniki sprzedaży. Jednak co pozytywnego wynika dla restauratorów i hotelarzy? Z punktu widzenia przedsiębiorcy znaczącą korzyścią używania urządzeń fiskalnych online jest transparentność działania wobec Urzędu Skarbowego, mniej biurokracji, ale przede wszystkim wyrównanie szans wśród konkurencji. Brak nadużyć to jednakowe koszty dla każdego i równy start dla wszystkich w wyścigu po jakże cennego, zwłaszcza dziś, klienta. Walczmy jakością i smakiem, a nie niepłaconym VAT-em.

CZYM SĄ KASY FISKALNE ONLINE?

Kasy fiskalne online obsługuje się tak samo jak tradycyjne kasy - wszystkie wymagają okresowych przeglądów technicznych, drukują paragony - a jednak są między nimi istotne różnice. Oczywiście zasadniczo oba rodzaje urządzeń spełniają tę samą rolę - rejestrują sprzedaż, drukują paragony i raporty. Obsługuje się je praktycznie tak samo. Nie ma też różnicy w wyglądzie urządzeń. Jednakże kasy fiskalne online wysyłają dane o sprzedaży do CRK (serwerów Ministerstwa Finansów). Dane wysyłane są w regularnych odstępach czasu. Są wśród nich paragony, raporty dobowe itp. Oprócz tego Repozytorium jest odpowiedzialne za nadawanie numeru ewidencyjnego kasie podczas fiskalizacji. Kasy online łączą się z Repozytorium co dwie godziny. Jest to domyślny czas, Repozytorium może bowiem zmieniać ten harmonogram połączeń. Co więcej, odbywa się to bez wiedzy użytkownika. Obowiązkiem użytkownika takiej kasy jest zapewnienie dostępu do Internetu, czyli odpowiedniej infrastruktury, która umożliwi łączenie się z CRK. Jak działa kasa fiskalna online? Urządzenie łączy się z Repozytorium tradycyjnie - przewodowo przy pomocy zewnętrznego modemu, bezprzewodowo - łącząc się z dostępną siecią WiFi, przy pomocy złącza USB - podłączamy kasę bezpośrednio do jednostki centralnej podłączonej do Internetu, tym samym nie ponosząc kosztów związanych z transmisją danych. Nasuwa się tutaj jednak pytanie - co w sytuacji, jeśli podatnik nie ma dostępu do Internetu?

CYFROWA REWOLUCJA

Zasadniczo dostęp do Internetu jest wymagany, aby przesłać dane z kasy online do CRK. Ustawa przewiduje jednak, że w przypadku, gdy z przyczyn niezależnych od podatnika nie jest możliwe zapewnienie połączenia: czasowo - wówczas podatnik jest obowiązany prowadzić ewidencję sprzedaży i zapewnić to połączenie niezwłocznie po ustaniu tych przyczyn, trwale - podatnik jest obowiązany prowadzić ewidencję sprzedaży i za zgodą naczelnika urzędu skarbowego (po złożeniu odpowiedniego wniosku) zapewnić to połączenie w ustalonych odstępach czasowych. Zasadniczo zatem brak połączenia z Internetem nie powinien być przeszkodą uniemożliwiająca wypełnienie obowiązków podatnika czy uniemożliwiająca mu prowadzenie sprzedaży. Konieczne będzie wówczas "nadrobienie" braku połączenia i wywiązanie się z obowiązku dostarczenia danych z kasy online w terminie późniejszym.

PARAGON CZY E-PARAGON?

O e-paragonach dużo mówiło się jeszcze przed wprowadzeniem kas online na rynek. Kiedy jednak urządzenia te zaczęły funkcjonować, okazało się, iż nie stworzono jeszcze narzędzi umożliwiających elektroniczną dystrybucję takich dokumentów. Nie było też przepisów, które dawałyby taką możliwość. Wprowadzenie e-paragonów przyspieszyła pandemia COVID-19. Potrzeba maksymalnego ograniczenia osobistego kontaktu wymusiła niejako wdrożenie rozwiązań, dzięki którym paragony można przesyłać nadawcom w wersji elektronicznej - na ich żądanie.

KORZYŚCI CIĄG DALSZY

Kasy online w standardzie posiadają opcję wydruku numeru NIP nabywcy na paragonie. Zaprojektowanie urządzeń z taką funkcjonalnością to odpowiedź na przepisy, które od 1 stycznia 2020 r. wprowadziły zasadę, iż faktura do paragonu może zostać wystawiona wyłącznie wtedy, gdy dokument ten posiada numer NIP nabywcy w części fiskalnej. Ponadto kasy online są urządzeniami bezpiecznymi - tradycyjne kasy fiskalne zapisują dane na nośniku - karcie SD/SHDC. W kasach online natomiast wprowadzono nowocześniejsze rozwiązanie - specjalnie zabezpieczoną pamięć chronioną. Przechowywane w ten sposób dane są bezpieczniejsze, a jednocześnie łatwe do odczytania przez uprawnioną osobę.

KASY WIRTUALNE

Przedsiębiorcy zajmujący się m.in. gastronomią, hotelarstwem i sprzedażą węgla dostali alternatywę: zamiast kasy pod postacią urządzenia mogą korzystać z kasy rejestrującej mającej postać oprogramowania (tzw. kasy wirtualnej). Kasy wirtualne to nie kasy fiskalne online - taka kasa jest aplikacją, którą można zainstalować na smartfonie. Jej stosowanie to wybór, a nie obowiązek. Przepisy dające zielone światło do korzystania z takich kas weszły w życie 1 czerwca 2020 r., nie oznacza to jednak, że kasy wirtualne od razu zdobyły rynek - producenci aplikacji muszą spełnić określone wymogi i uzyskać certyfikację Głównego Urzędu Miar, zanim udostępnią swoje rozwiązania. Natomiast producenci kas fiskalnych online dodatkowo wychodząc w stronę przedsiębiorców, stworzyli szereg udogodnień, dzięki czemu urządzenia stały się jeszcze bardziej funkcjonalne.

- Novitus przygotował dla gastronomii specjalne wersje urządzeń fiskalnych NEXT i ONE, pozwalające pracować na kasie tak, jak w zaawansowanym pełnym systemie - mówi Paweł Słupek, kierownik działu marketingu w Comp S.A. - Novitus. - Kasy z ekranami dotykowymi i systemem Android znakomicie zastępują komputery POS i często drogie oprogramowanie. Parkowanie i dzielenie rachunków, obsługa stolików i zamówień kuchennych, atrybuty i zestawy gastronomiczne, obsługa drukarek kuchennych czy faktury VAT bezpośrednio z kasy, to funkcje, jakich nie ma w innych urządzeniach. Dzięki technologii POWER DUO kasy można łatwo połączyć z terminalami i PIN-padami bez specjalnej konfiguracji - wystarczy kabel USB. Do tego współpraca z systemem chmurowym NoviCloud i zarządzanie magazynami, prowadzenie rozrachunków czy programowalny system lojalnościowy, wszystko na kasie lub w dowolnej przeglądarce internetowej. A do tego kasy Novitus można kupić w atrakcyjnym systemie ratalnym!

FISKALIZACJA KASY ONLINE KROK PO KROKU

Fiskalizację przeprowadzamy tylko raz. Jest to proces, który umożliwia pracę pamięci urządzenia oraz jego pamięci chronionej. Dokonują jej serwisanci, którzy mają specjalne uprawnienia. Fiskalizacja przebiega w trybie online, dzięki któremu możliwe jest połączenie się z CRK. Przy użyciu kasy online serwisant dokonuje zgłoszenia podatnika do Urzędu Skarbowego, tym samym przekazując jego dane. Repozytorium w formie zwrotnej przesyła numer ewidencyjny kasy fiskalnej, który zapisany będzie w pamięci urządzenia wraz z numerem identyfikacji podatkowej (NIP). Wówczas, zarówno pamięć kasy, jak i tryb fiskalny, zostają uruchomione. Fiskalizacja kończy się wystawieniem raportu fiskalnego fiskalizacji poprzez wysłanie go do CRK. Po jej ukończeniu następuje także pobranie i zapisanie w pamięci chronionej urządzenia harmonogramu przesyłania danych.

ULGA NA ZAKUP KASY FISKALNEJ ONLINE

W tym roku w dalszym ciągu można skorzystać z ulgi na zakup kasy fiskalnej, którą reguluje art. 111 ust. 4 ustawy o VAT (więcej na ten temat znajdziecie w strefie menedżera w październikowym wydaniu naszego magazynu). Przedsiębiorcy, u których: powstał obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży i którzy w obowiązujących terminach rozpoczęli prowadzenie ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących online, nie powstał obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży i którzy (dobrowolnie) rozpoczęli prowadzenie ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących online oraz dotychczas nie używali kas rejestrujących (ani starego, ani nowego typu) do prowadzenia ewidencji sprzedaży - mają prawo odliczyć od podatku należnego kwotę wydatkowaną na zakup każdej z kas rejestrujących w wysokości 90 proc. jej ceny zakupu (bez podatku). Suma odliczana od podatku nie może jednak wynosić więcej niż 700 zł. Jeżeli kwota ta w danym okresie rozliczeniowym jest wyższa od kwoty podatku należnego, to podatnik ma prawo do zwrotu jej różnicy na własny rachunek bankowy (w banku mającym siedzibę na terytorium kraju lub na rachunek podatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której jest członkiem) lub do odliczenia od podatku należnego tej różnicy za następne okresy rozliczeniowe, pod warunkiem że zakup kas rejestrujących nastąpił nie później niż w terminie 6 miesięcy od dnia rozpoczęcia prowadzenia tej ewidencji. Wobec tego warto wiedzieć, jakie warunki należy spełnić, żeby odliczyć ulgę na zakup kasy. Przedsiębiorca musi posiadać fakturę potwierdzającą zakup kasy rejestrującej oraz dowód zapłaty całej należności za jej zakup, rozpocząć ewidencjonowanie nie później niż w obowiązującym terminie przy użyciu kas rejestrujących nabytych w okresie, kiedy kasy te spełniały funkcje określone w art. 111 ust. 6a ustawy o VAT.