Firmy mają coraz mniej czasu na przygotowanie. To już pewne: za zgodą Komisji Europejskiej już w przyszłym roku faktura ustrukturyzowana będzie obowiązkową formą rozliczeń dla polskich przedsiębiorstw. Integracja systemów informatycznych dużych, przetwarzających tysiące faktur firm z Krajowym Systemem e-Faktur będzie nie lada wyzwaniem. Na rynku funkcjonują już sprawdzone rozwiązania, dzięki którym proces ten może przebiegać bezboleśnie.

Podstawą wdrażanego w Polsce i zatwierdzonego właśnie przez Komisję Europejską centralnego systemu jest tzw. faktura ustrukturyzowana. Oznacza to, że każdy dokument wystawiony w Polsce będzie musiał mieć identyczny układ i zawierać te same elementy. Zgodnie z wytycznymi ustawy musi on zostać przekazany do KSeF w formie pliku XML. KSeF nada takiej fakturze unikalny identyfikator, co będzie równoznaczne z uznaniem jej za poprawnie wystawioną i dostarczoną do odbiorcy. Firmy muszą przygotować swoje systemy księgowe zarówno do wysyłania faktur sprzedaży do KSeF, jak i do szybkiego odbioru wystawionych dla nich dokumentów zakupowych. 

Według Ministerstwa Finansów podstawową zaletą nowego rozwiązania jest większa transparentność i automatyzacja niektórych procesów księgowych. Przedsiębiorcy przesyłający dokumenty do KSeF zyskają natychmiastową informację, czy dana faktura została poprawnie wystawiona, co z formalnego punktu widzenia będzie równoznaczne z tym, że została dostarczona do kontrahenta.

Korzyści z wdrożenia e-faktury:

• Możliwość wystawienia faktury na 60 dni zamiast 30 przed realizacją dostawy lub usługi (slim VAT);
• Opcję szerszej korekty - np. tylko części usług i dostaw lub wszystkich dokumentów wystawionych na danego kontrahenta (slim VAT);
• Podgląd dostarczenia i odebrania dokumentu;
• Szybkość procedur - zwrot VAT w ciągu 40 zamiast 60 dni.

Przedsiębiorstwa obawiają się, że integracja funkcjonujących systemów będzie wymagała dużych nakładów pracy. Jednak organizacje, które już dziś korzystają e-faktur w programach SAP, są w stanie szybko dostosować się do wymogów nowego systemu. Sprawdzone rozwiązania aplikacyjne oraz odpowiednio skonfigurowana i zabezpieczona komunikacja dotychczasowego oprogramowania z KSeF zapewni płynność pracy i ciągłość księgowania.