Za nami majowy szał komunijny, jeden z najintensywniejszych miesięcy w roku pod względem liczby organizowanych przyjęć okolicznościowych. Jedna restauracja organizuje czasem nawet kilkanaście takich przyjęć jednego dnia! A skoro mamy już czerwiec, pora zapytać o Twoje wrażenia z tego intensywnego czasu.

Czy wszystko poszło tak, jak planowałeś? Czy też pojawiały się jakieś problemy i nieporozumienia pomiędzy Tobą a Twoimi zleceniodawcami? Może dopadła Cię plaga odwołanych przyjęć? A może konflikty na etapie konieczności zapłaty na Twoją rzecz całości wynagrodzenia? Pozwól, że opowiem Ci, z czym najczęściej zwracali się do mnie restauratorzy w ciągu ostatniego miesiąca.

Konieczność odwołania przyjęcia

Zacznę trochę od końca, a więc od sytuacji, w której niespodziewanie nie dochodzi do organizacji przyjęcia. Powody, które wymieniają mi moi klienci, przyprawiają o zawrót głowy: a to, że ksiądz zmienił termin komunii w parafii, a to, że zapomnieliśmy, że zarezerwowaliśmy u Państwa termin, a to, że zmieniły się nam plany i już w sumie nie chcemy organizować tego przyjęcia. Co w takiej sytuacji? Czy rzeczywiście jest tak, że zmiana terminu komunii w parafii to sytuacja nieprzewidziana i Twoi klienci mogą bezkosztowo odstąpić od umowy? Podobnie jak wtedy, gdy postanowili jednak nie posyłać dziecka do komunii bądź zarezerwowali termin w dwóch restauracjach i zapomnieli odwołać jeden z nich? Oczywiście, że nie. Wszystkie te okoliczności - podobnie jak znany przykład ?siły wyższej? z umów na organizację wesel w postaci rozstania się przyszłej pary młodej - prowadzą do rozwiązania umowy z wyłącznej winy zleceniodawcy i tylko jego te okoliczności obciążają.

Jeżeli zatem masz prawidłowo skonstruowaną umowę, a w niej zastrzeżoną karę umowną na wypadek takiej właśnie sytuacji, w zasadzie nie musisz się martwić, powinna ona pokryć Twoją stratę. Gorzej, jeżeli takich zapisów umownych nie masz. W sytuacji, w której pobrałeś zadatek, możesz co prawda liczyć na jego zachowanie, jednak, jeżeli był on zastrzeżony w zbyt niskiej wysokości, na pewno nie pokryje całości zysku, który spodziewałeś się osiągnąć z organizacji przyjęcia. Najgorzej, jeżeli zamiast zadatku pobrałeś zaliczkę, wówczas bez zastrzeżenia w umowie kary umownej, aby dochodzić należnego Ci odszkodowania, musiałbyś tak naprawdę pozwać swojego klienta, co, jak wiadomo, jest rozwiązaniem kosztownym i długotrwałym. Dlatego nie pozostaje mi nic innego niż udzielić Ci rady, aby przyjrzeć się Twojej umowie. Jeżeli masz wrażenie, że nie zabezpiecza ona dostatecznie Twoich interesów, jak najszybciej powinieneś doprowadzić do jej poprawienia i przeformułowania. Znacząco uprości to Twoją sytuację prawną na wypadek awaryjnych sytuacji jak niespodziewane zerwanie umowy tuż przed organizacją przyjęcia.

Umowa to nie oferta: zmienność cen

Jeżeli miałabym wskazać na inne czułe punkty umowy, zawsze zwracam uwagę na to, że umowa to nie oferta. Umowa powinna zawierać jasne i konkretne ustalenia stron. Oczywiście można je zmienić już po jej zawarciu, co więcej, umowa na organizację przyjęć charakteryzuje się właśnie tym, że część jej postanowień, jak menu czy ostateczna liczba gości, jest ustalana na długo po zawarciu umowy, a na krótko przed organizacją przyjęcia.

Nie zmienia to jednak faktu, że umowa musi zawierać konkretne postanowienia - nie możesz w niej wskazać, że menu na ten rok kosztuje konkretną kwotę, bez ustalenia, ile będzie ono kosztowało w roku, w którym przyjęcie zostanie zorganizowane. Napotykam tu często na opór ze strony klientów, którzy wskazują, że trudno jest przewidzieć, jaka powinna być cena menu za trzy lata. Wiem, że może to być trudne, ale nie ma innego wyjścia. Cena musi być wyraźnie określona. A do tego, aby ta cena została urealniona na moment organizacji przyjęcia, służą nam odpowiednie postanowienia umowne przewidujące możliwość jego podwyższenia.

Musisz też pamiętać, że umowy na organizację przyjęć, co do zasady, zawierane są z konsumentami, a to wymaga szczególnej ostrożności w formułowaniu zapisów umownych, tak, aby nie okazały się one nieważnymi klauzulami abuzywnymi.

Nawiązując pośrednio do konieczności określenia ceny menu, przestrzegam również przed pokusą ustalenia wszystkiego później - czas trwania przyjęcia, godzina jego rozpoczęcia, menu, liczba uczestników - wszystkie te kwestie powinny zostać ustalone już w umowie, bo od tego właśnie ona jest, aby strony umówiły się na konkretne rzeczy, które następnie będzie można - do określonego momentu przed dniem organizacji przyjęcia - zmienić lub doprecyzować dla Twojego bezpieczeństwa, po to, aby uniknąć nie tylko ewentualnych konfliktów, ale także realnych strat finansowych. Powinno to zostać ustalone już na etapie umowy.

Dodatkowe postanowienia i ukryte opłaty

Kolejną niezwykle istotną kwestią jest uregulowanie już w umowie - obok kwestii podstawowych, takich jak termin czy cena menu - wszelkich dodatkowych postanowień umownych, od których co prawda nie zależy to, czy przyjęcie się odbędzie, ale jak będzie wyglądało i przebiegało. I czy dodatkowo będzie to kosztowało. Przykładowo, czy korzystanie z dodatkowych atrakcji, takich jak popularne zamki i dmuchane zjeżdżalnie, jest w Twojej restauracji możliwie i czy wiąże się z dodatkową opłatą? Sam chyba przyznasz, że tego typu ustalenia powinny zapadać już na etapie zawierania umowy, a nie na kilka dni przed przyjęciem.

Już w umowie powinieneś zatem określić, jak wygląda standardowa dekoracja sali, czy i na jakich zasadach można zamówić bądź zorganizować samemu dodatkowe lub inne dekoracje. Podobnie z jedzeniem - czy cena menu zawiera tort, ciasta albo słodki stół? Jeżeli nie, na jakich zasadach druga strona może, a nawet powinna, kupić i dostarczyć te słodkości - kiedy, czym, jakimi dokumentami powinna się przy okazji wylegitymować. A co z jedzeniem pozostałym po zakończeniu przyjęcia? Czy druga strona może je odebrać? Kiedy? Na jakich zasadach? Wreszcie - dla przyjęć komunijnych rzecz dość kluczowa - czy w tym samym czasie w Twojej restauracji będzie się odbywało równolegle kilka przyjęć? Czy druga strona wie o tym i to akceptuje? Czy może zarezerwować restaurację bądź jedną z sal na wyłączność? Za darmo czy za dodatkową opłatą? Odpowiedzi na te pytania to najczęstsze przyczyny konfliktów, które wybuchają już po zakończeniu całkiem udanych przyjęć komunijnych. Pytanie, czy są one potrzebne i, czy nie da się im zapobiec już na etapie zawierania umowy. Moim zdaniem - podpartym wieloletnim doświadczeniem moich klientów - jest to jak najbardziej możliwe.

Aby tak się jednak stało, umowa na organizację przyjęć powinna być z jednej strony precyzyjna, nie może budzić wątpliwości, ale zawierać jasne i konkretne postanowienia, z drugiej zaś strony musi być możliwie jak najbardziej szczegółowa. Powinna więc obejmować wszystkie kluczowe kwestie organizacji przyjęcia, począwszy od miejsca i terminu jego organizacji, poprzez czas trwania przyjęcia, aż po liczbę uczestników, cenę menu i możliwość jej podwyższenia, zabezpieczenie wykonania umowy - wpłaty zaliczek i zastrzeżenia kar umownych, dekoracji sali, regulacji dotyczących dodatkowych atrakcji, szkód wyrządzanych przez uczestników przyjęcia, parkingu, monitoringu, dostępności placu zabaw, na sile wyższej kończąc.

Czy w poprzednim zdaniu wymieniłam wszystko, co powinno zostać uregulowane umową? Oczywiście, że nie. Ale już chyba tylko to, co wymieniłam, dostatecznie przekonuje, iż udany sezon komunijny nie zależy tylko od umiejętności kucharza, sprawności obsługi czy słonecznej aury za oknem, A dbałość o udany sezon imprez okolicznościowych powinna zacząć się na wiele miesięcy przed, kiedy przyjmujesz rezerwacje na kolejne przyjęcia. To właśnie wtedy masz bowiem możliwość jak najlepszego zadbania o swoje interesy i wygaszenie ewentualnych przyszłych konfliktów.

autor: Marta Kosecka, adwokat, właścicielka Kancelarii Adwokackiej w Gdyni, autorka bloga przepisnagastronomie.pl