W niedzielę, 1 lutego 2026 roku zaczął obowiązywać Krajowy System e-Faktur, za pośrednictwem którego przedsiębiorcy wystawiają, przesyłają i przechowują faktury. Obecnie system obejmuje 4,2 tys. największych firm.

Kogo dotyczy KSeF?

Krajowy System e-Faktur to platforma zarówno do wystawiania, jak i przesyłania, a także odbierania i przechowywania faktur w obrocie między przedsiębiorstwami.

W pierwszym etapie system obejmuje tylko największe firmy, czyli takie, które odnotowały obroty przekraczające 200 mln zł w 2024 roku. Jak podaje Ministerstwo Finansów, dotyczy to blisko 4,2 tys.

Drugi etap wprowadzania KSeF zaplanowano na 1 kwietnia br. System obejmie tym samym pozostałe przedsiębiorstwa, z jednym wyjątkiem - najmniejsze firmy zostaną włączone do systemu 1 stycznia 2027 roku. Przy czym najmniejsze firmy to zgodnie z przepisami podmioty, które wykazują obroty podlegające dokumentowaniu poprzez KSeF nie większe niż 10 tys. zł miesięcznie.

W ten sposób system na dalszych etapach obejmie również dużą część osób pracujących na tzw. samozatrudnieniu, które wystawiają faktury na rzecz innych firm.

Okres przejściowy: paragon i faktura konsumencka

Co istotne, KSeF w 2026 roku nie obejmie tzw. faktury uproszczonej w postaci paragonu, czyli sprzedaży, która została udokumentowana w postaci paragonu, w którym sprzedawca umieścił NIP nabywcy i której wartość nie przekroczy kwoty 450 zł lub euro. Taka sprzedaż zacznie polegać KSeF od początku 2027 roku. Okres przejściowy dotyczy również faktur papierowych wystawianych przy pomocy elektronicznych kas fiskalnych, który skończy się wraz z 2026 rokiem.

Ponadto system KSeF nie jest obowiązkowy dla faktur konsumenckich, wystawianych przez firmy na rzecz odbiorców indywidualnych. Faktury za prąd, gaz itd. mogą być wystawiane na starych zasadach, jednak przepisy nie zabraniają korzystania z KSeF.

Zaloguj się do swojego programu fakturującego np. podpisem kwalifikowanym, certyfikatem KSeF lub inną dopuszczalną metodą uwierzytelnienia w systemie.

Jak wystawić fakturę w KSeF?

e-Faktury mogą być generowane w systemach finansowo-księgowych przedsiębiorcy lub przy użyciu narzędzi udostępnionych przez MF (np. Aplikacji Podatnika KSeF). Co ważne, system przyjmuje i udostępnia e-Faktury w trybie online, ale możliwa jest również wysyłka w trybie offline. W celu wystawienia lub dostępu do e-Faktury system wymaga uwierzytelnienia. Możliwe jest nadanie uprawnień do korzystania z KSeF osobie lub podmiotowi wskazanemu przez podatnika.

Jeśli prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą komplet uprawnień w KSeF jest przypisany do Ciebie automatycznie. Jeśli będziesz wystawiał fakturę np. w imieniu spółki (która nie posiada pieczęci kwalifikowanej), powinna ona nadać Ci uprawnienie do wystawiania faktur w KSeF.

Aby wystawić e-Fakturę, zaloguj się do swojego programu fakturującego np. podpisem kwalifikowanym, certyfikatem KSeF lub inną dopuszczalną metodą uwierzytelnienia w systemie.

Fakturę w KSeF można wystawić przy wykorzystaniu bezpłatnych narzędzi udostępnionych przez Ministerstwo Finansów: aplikację Podatnika KSeF (aplikacja webowa), aplikację mobilną KSeF (aplikacja na telefon z systemem Android lub iOS, -e-mikrofirma (aplikacja webowa), a także przy użyciu dostępnych na rynku, komercyjnych programów zintegrowanych z API KSeF 2.0.

W celu wystawienia e-Faktury wypełnij dane faktury w formularzu znajdującym się w Twoim programie fakturującym, zawierając w niej wszystkie obowiązkowe elementy, jak dane stron transakcji czy dane kwotowe, pozycje faktury i stawkę podatku itp.  Warto zwrócić uwagę na elementy, które występują tylko w określonych sytuacjach np. dane faktury pierwotnej, gdy wystawiasz fakturę korygującą lub dane dotyczące zamówienia, gdy wystawiasz fakturę zaliczkową. Na fakturze można zawrzeć dane dodatkowe (np. termin płatności).

Tak przygotowany plik faktury (lub paczkę faktur) prześlij do KSeF. W trakcie przetwarzania dokumentu system sprawdzi, czy jesteś osobą uprawnioną do jej wystawienia oraz czy wszystkie pozycje wymagane wzorem e-Faktury zostały wypełnione. Jeśli warunki te zostały dochowane - faktura zostanie przyjęta do systemu.

Po weryfikacji i przetworzeniu dokumentu w systemie fakturze zostanie nadany automatycznie unikalny numer identyfikujący tę fakturę w KSeF.