Choć dla większości z nas święta zaczynają się dopiero w grudniu, dla zespołów odpowiedzialnych za organizację wigilii firmowych i eventów świątecznych przygotowania trwają... przez cały rok. W branży gastronomicznej grudzień to najbardziej intensywny miesiąc - czas, w którym ze względu na ilość realizacji, nie ma przestrzeni na błędy.

Każdy detal, smak dań, dekoracje, a także logistyka obsługi muszą być dopięte na ostatni guzik. Restauracja powinna być przygotowana na organizację wydarzenia nawet dla kilkuset osób!

Jak wygląda proces organizacji świątecznych imprez w jednej z najbardziej rozpoznawalnych restauracji w Poznaniu, która obsługuje zarówno kameralne wigilie firmowe, jak i duże bankiety oraz catering dla setek osób? O kulisach opowiadają dyrektor f&b Concordia Taste Tomasz Tarkowski, menedżerka bankietów Anna Hryszkiewicz oraz szefowie kuchni odpowiedzialni za oba segmenty działalności - Adam Adamczak i Dawid Wysocki.

U nas święta zaczynają się w styczniu

- Grudzień jest tak intensywny, że chwilę oddechu łapiemy dopiero po sylwestrze. Ale już w styczniu siadamy do analiz, co zadziałało, co wymaga poprawy, jakie mieliśmy opinie gości - mówi Anna Hryszkiewicz (menedżerka ds. bankietów, odpowiedzialna za koordynację wydarzeń, w tym także świątecznych).

Okres noworoczny to czas ewaluacji. Zespół analizuje statystyki, preferencje gości, poziom satysfakcji, a także trendy na rynku gastronomicznym. Wszystko po to, by kolejne święta były jeszcze lepiej zaplanowane.

- Rynek się zmienia. Wracają tradycyjne smaki, ale nasi goście oczekują też nowoczesnych akcentów i elegancji, nawet przy stole wigilijnym dla czterystu osób - podkreśla ekspertka.

Kuchnie, które działają równolegle

Concordia Taste działa dwutorowo. Z jednej strony obsługuje wydarzenia w restauracji (do kilkudziesięciu osób), natomiast z drugiej strony realizuje duże bankiety i catering. W jaki sposób można to połączyć? Aby eventy zakończyły się niekwestionowanym sukcesem, należy uwzględnić przede wszystkim perspektywę szefa kuchni.

- Mamy dwie niezależne kuchnie. Ja odpowiadam za restaurację, Dawid za strefę bankietową. Skala działań jest zupełnie inna, ale cel mamy wspólny, którym jest zadowolenie gościa - tłumaczy Adam Adamczak, szef kuchni odpowiedzialny za restauracyjne menu wigilijne.

Jednym z ważniejszych aspektów organizacji eventów jest uwzględnienie rodzaju planowanego wydarzenia. Restauracyjne wydarzenia charakteryzuje bardziej autorskie podejście do dań oraz formy ich podania. Bankiety to z kolei prawdziwa maszyna logistyczna.

- Przy dużych realizacjach musimy myśleć z wyprzedzeniem o każdym kroku. Dla trzystu czy czterystu osób trudno mówić o fine diningowym serwisie, ale staramy się, by każdy talerz wyglądał wyjątkowo. Szukamy złotego środka między estetyką a efektywnością - zaznacza Dawid Wysocki, szef kuchni bankietowej.

Menu: tradycyjnie, ale z twistem

Jednym z filarów udanego eventu świątecznego jest przemyślane menu. W Concordia Taste każdego roku modyfikowane są propozycje z poprzednich edycji tak, by zaskoczyć nawet powracających gości.

- Nasza kuchnia #prostozpolski to tradycja z nutą nowoczesności. Na przykład klasyczna zupa grzybowa może być podana z delikatnym ciastkiem i galaretką grzybową, a karp w formie tatara z kaparami z czarnego bzu - opowiada Adam Adamczak.

Warto, aby w menu pojawiły się również dania wegetariańskie i wegańskie zgodnie z rosnącym zapotrzebowaniem rynku. Dzięki temu będziemy mieć pewność, że każda zaproszona osoba znajdzie coś dla siebie bez względu na indywidualne preferencje. Należy także przyłożyć wagę do alergenów i indywidualnych potrzeb dietetycznych gości.

- Menu tworzymy wspólnie z Adamem. Ja muszę zadbać o to, żeby było wykonalne w dużej skali, a on, by nie zabrakło smaku i "efektu wow" - zaznacza Dawid Wysocki.

Każdy detal ma znaczenie

Kuchnia to jednak tylko część sukcesu. Drugi filar organizacji stanowią logistyka i planowanie. Harmonogramy wydarzeń należy szczegółowo rozpisać, a każdy element powinien zostać dokładnie omówiony z klientem, począwszy od godziny przyjazdu gości, poprzez ustawienie stołów, aż po wybór zastawy czy kolor podświetlenia sali.

- Goście nie widzą tego, co dzieje się na zapleczu. Ale to tam podejmujemy decyzje, które decydują o tym, czy wydarzenie przebiegnie bez zakłóceń. Nasz zespół pracuje jak szwajcarski zegarek, wszystko musi działać idealnie - zaznacza Tomasz Tarkowski, dyrektor f&b Concordia Taste.

Dodatkowe atrakcje dla świątecznej atmosfery w nowoczesnym wydaniu.

Coraz więcej firm oczekuje nie tylko kolacji, ale również rozrywki i elementów angażujących uczestników. Dlatego dużą popularnością cieszą się candy bary, gotowanie w formule live cookingu, występy artystyczne czy licytacje charytatywne.

- Jednego dnia nasza sala może być klasycznym wnętrzem konferencyjno-targowym, a kolejnego elegancką przestrzenią eventową z multimedialną sceną. Mamy zgrany zespół techniczny, który potrafi całkowicie odmienić przestrzeń w ciągu kilku godzin - komentuje Anna Hryszkiewicz.

Co decyduje o sukcesie?

Zapytani o przepis na udany event świąteczny, wszyscy rozmówcy zgodnie odpowiadają: planowanie, komunikacja i doświadczenie.

- Święta to emocje. Dla wielu osób firmowa wigilia to nie tylko kolacja, ale też moment podsumowania całego roku. My musimy zadbać o to, by ten wieczór był wyjątkowy zarówno dla dwudziestu, jak i dla czterystu osób - mówi Adam Adamczak.

Wigilia firmowa w restauracji to nie tylko posiłek. To doświadczenie, emocje i wspomnienia, a przecież te tworzy się zarówno na talerzu, jak i dzięki dobrze zorganizowanemu zespołowi, który stoi za kulisami każdego takiego wydarzenia.

Ze względu na liczbę realizacji Concordia Taste od tego roku zdecydowała się na poszerzenie działalności, powołując do życia nową markę Concordia Taste Catering. Wszystko po to, by móc tworzyć równolegle wiele kreatywnych eventów o różnej skali i założeniach.

- Czuliśmy, że to najlepszy moment, żeby rozwijać się w tym kierunku. Od kilkunastu już lat karmimy z powodzeniem naszych gości, serwując im kulinarne doświadczenia, sentymentalne momenty i jeszcze piękniejsze wspomnienia. Naturalnym było dla nas, że chcemy to robić szerzej. Bo lubimy karmić na wszystkich poziomach, sprawia nam to ogromną radość i satysfakcję - podsumowuje Tomasz Tarkowski.

autor: Anna Papież-Śronkowska - PR & Marketing Manager Concordia Taste